Administración de la Junta Directiva de EPM

EPM es una empresa oficial de servicios públicos domiciliarios, constituida como empresa industrial y comercial del Estado, del orden municipal, sujeta al régimen de la Ley 142 de 1994 que regula la prestación de los servicios públicos domiciliarios en Colombia.

La dirección de EPM está a cargo de la Junta Directiva y, por su parte, al Gerente General le corresponden la administración y representación de la entidad.

Conformación de la Junta Directiva

La conformación de la Junta Directiva de EPM está reglamentada por la Ley 142 de 1994, y a nivel interno por el Convenio Marco de Relaciones y el Código de Gobierno Corporativo de EPM. Estos documentos establecen que este cuerpo colegiado está conformado por nueve miembros principales sin suplentes, de la siguiente manera:

  • El Alcalde de la ciudad de Medellín, quien es el Presidente de la Junta Directiva.
  • Cinco personas designadas libremente por el Alcalde de Medellín, todas ellas con carácter de independientes según se establece en la normativa interna de EPM.
  • Tres personas escogidas por el Alcalde de Medellín entre los vocales de control registrados por los comités de desarrollo y control social de los servicios públicos domiciliarios (Artículo 27.6 de la Ley 142 de 1994).

El Código de Gobierno Corporativo de EPM señala como criterios que el Alcalde debe considerar los siguientes aspectos para el nombramiento de los miembros de la Junta Directiva:

  • Formación académica profesional y en temas afines con el objeto social de EPM y con las funciones propias de un miembro de Junta Directiva.
  • Experiencia empresarial o laboral en empresas cuya actividad esté relacionada con el sector de los servicios públicos.
  • Para la elección de los vocales de control se exige evidencia del tiempo de permanencia en el Comité de Desarrollo y Control Social que los eligió, la relación que mantienen con este y las acciones que han llevado a cabo en desarrollo de su función.

Los miembros de la Junta Directiva se sujetan al régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido por la Ley.

De acuerdo con el Reglamento Interno de la Junta Directiva, las principales funciones del Presidente de la Junta Directiva, son:

  • Nombrar y remover libremente los miembros de la Junta Directiva.
  • Asegurar que la Junta Directiva fije e implemente eficientemente el direccionamiento estratégico de la empresa.
  • Coordinar y planificar el funcionamiento de la Junta Directiva mediante un plan anual de trabajo.
  • Velar por la ejecución de los acuerdos y por el cumplimiento de las responsabilidades y la participación activa de los miembros de la Junta Directiva.
  • Liderar el proceso de evaluación de la Junta y sus Comités.
  • Promover la coordinación activa entre la empresa y los temas de interés para la ciudad de Medellín, en cumplimiento de lo definido en el Convenio Marco de Relaciones, y velar por el cumplimiento del Reglamento de la Junta Directiva.

El Secretario de la Junta, quien según los Estatutos de la empresa es a su vez el Secretario General de EPM, tiene las siguientes funciones:

  • Realizar la convocatoria a las reuniones.
  • Dar trámite oportuno a las solicitudes de la Junta Directiva.
  • Elaborar las actas de la Junta Directiva y firmarlas conjuntamente con el Presidente.
  • Velar por la conservación de los documentos de la Junta Directiva y por la legalidad de las actuaciones de la Junta Directiva.
  • Definir el procedimiento para el desarrollo efectivo de las sesiones de la Junta Directiva.

Composición de la Junta Directiva:

La Junta Directiva está integrada por personas con perfiles que se ajustan a los retos que exige una empresa pública multilatina y multiservicios.

  • En el año 2016 asumió la Presidencia de la Junta Directiva el Alcalde de Medellín, Federico Gutiérrez Zuluaga, quien designó como nuevos miembros de la Junta Directiva a Claudia Jiménez Jaramillo, Javier Genaro Gutiérrez Pemberthy, Elena Rico Villegas y Carlos Raúl Yepes Jiménez.
  • El número promedio de años de permanencia de los miembros actuales de la Junta Directiva, al 31 de diciembre de 2016, fue de 3.7 años.
  • Siete de los miembros de la Junta Directiva tienen el carácter de independientes (77% del total), superando el 25% exigido por el Artículo 44 de la Ley 964 de 2005 para los emisores de valores y el 55.6%, definido en la normativa interna.
  • Los miembros de la Junta Directiva que son independientes tienen tal calidad desde la fecha de inicio en el ejercicio de sus funciones como miembros de la Junta.
  • Ninguno de los miembros de la Junta Directiva ocupa un cargo ejecutivo en EPM ni en sus filiales.
  • El cuórum deliberatorio para las sesiones de la Junta Directiva se forma con la mayoría de sus miembros. El cuórum decisorio corresponde a la mayoría de los presentes en la respectiva sesión. Para efectos de la toma de decisiones, cada uno de los miembros de la Junta Directiva tiene un voto.

Gestión de la Junta Directiva

En el año 2016 la Junta Directiva de EPM se enfocó en el análisis y la toma de decisiones en temas relacionados con la sostenibilidad de la empresa. Dentro de sus actuaciones más destacadas se encuentran:

  • Redefinición de la MEGA y aprobación de los retos y desafíos para el período 2016 – 2019.
  • Análisis de la estrategia del Grupo EPM y la evolución del objeto de EPM.
  • Actualización del mapa de riesgos del Grupo EPM y revisión de las caracterizaciones y la valoración de los riesgos asociados al direccionamiento estratégico.
  • Aprobación de la política de Seguridad de la Información y la Ciberseguridad.
  • Seguimiento y control al desarrollo de los megaproyectos: Hidroeléctrica Ituango, Aguas Claras – Parque planta de tratamiento de aguas EPM (en el municipio de Bello), Nueva Esperanza y Bello-Guayabal-Ancón.
  • Creación del Comité de Seguimiento a Proyectos.
  • Aprobación de los estados financieros de EPM y consolidados del Grupo EPM, de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
  • Aprobación del plan de inversiones de infraestructura 2017 – 2020.

Junta Directiva de EPM 2016 (de izquierda a derecha): Alberto Arroyave Lema, Claudia Jiménez Jaramillo, Elena Rico Villegas, Javier Genaro Gutiérrez Pemberthy. Andrés Bernal Correa, Orlando Uribe Villa (Secretario de Hacienda del Municipio de Medellín e Invitado permanente de la Junta), Gabriel Ricardo Maya Maya, Federico Gutiérrez Zuluaga (Alcalde de Medellín y Presidente de la Junta), Manuel Santiago Mejía y Carlos Raúl Yepes Jiménez.

La gestión de la información asociada a la Junta Directiva se sujeta a la política de Gestión de la Información aprobada por la Junta Directiva el 2 de diciembre de 2014, con el fin de garantizar su integridad, confiabilidad, disponibilidad, transparencia y publicidad, para permitir una adecuada toma de decisiones que apalanquen el crecimiento y la sostenibilidad empresarial. Además, atiende las normas vigentes sobre la materia y las mejores prácticas de Gobierno Corporativo.

Durante el año 2016 la Junta Directiva contó con información y análisis completos y suficientes por parte de la Administración, razón por la cual no se hizo necesaria la contratación de servicios de asesoría externa.

Durante el año 2016 se llevaron a cabo 15 sesiones de Junta Directiva. El promedio total de asistencia fue del 93%, promedio que supera el estándar nacional.

Asistencia Junta Directiva
Miembros % Asistencia
Alberto Arroyave Lema 100%
Andrés Bernal Correa 60%
Carlos Raúl Yepes Jiménez 86%
Claudia Jiménez Jaramillo 100%
Elena Rico Villegas 100%
Federico Gutiérrez Zuluaga 87%
Gabriel Ricardo Maya Maya 100%
Javier Genaro Gutiérrez Pemberthy 100%
Manuel Santiago Mejía Correa 100%

La asistencia se calcula con base en 15 sesiones realizadas y la fecha en que el miembro de Junta Directiva inició el ejercicio del cargo.

La Junta Directiva definió en el año 2015 los lineamientos para su conformación, incluyendo los perfiles necesarios para integrarla con carácter multidisciplinario e independiente, y con visión global y alto sentido de responsabilidad por el servicio público.

(Anexo 3. Matriz de perfiles de la Junta Directiva).

Gestión de los comités de la Junta Directiva

Los comités de la Junta Directiva son espacios diseñados con el propósito de garantizar la eficiencia en la toma de decisiones, a través de un análisis detallado de los temas de Junta antes de cada sesión. Dicho análisis queda registrado en las actas e informes de recomendación de cada Comité.

En consonancia con las mejores prácticas de Gobierno Corporativo y con las necesidades del Grupo EPM, el 24 de mayo de 2016 la Junta Directiva creó el Comité de Seguimiento a Proyectos, cuya función principal consiste en realizar seguimiento a los proyectos priorizados por la Junta Directiva.

Composición, función y asistencia de los comités de Junta:

Asistencia Comités de Junta
Comité Miembros # Sesiones 2016 Asistencia Promedio
Estrategia e Inversiones Elena Rico Villegas 14 100%
Javier Genaro Gutiérrez Pemberthy 100%
Manuel Santiago Mejía Correa 93%
Gestión Claudia Jiménez Jaramillo 12 100%
Carlos Raúl Yepes Jiménez 80%
Gabriel Ricardo Maya Maya 92%
Auditoría Andrés Bernal Correa 13 92%
Javier Genaro Gutiérrez Pemberthy 100%
Alberto Arroyave Lema 100%
Seguimiento a Proyectos Claudia Jiménez Jaramillo 7 86%
Elena Rico Villegas 100%
Gabriel Ricardo Maya Maya 100%

La asistencia se calcula con base en el número de sesiones realizadas y la fecha en que el miembro de Junta Directiva inició el ejercicio del cargo.

Remuneración de la Junta Directiva

La remuneración de los miembros de la Junta Directiva de EPM está fijada por el Alcalde de Medellín mediante el Decreto 1165 de agosto 12 de 2009. Para la vigencia 2016 se reconoció por concepto de honorarios el valor correspondiente a tres salarios mínimos legales mensuales vigentes por la asistencia a cada sesión de Junta Directiva y de Comité. El valor del salario mínimo legal mensual para la vigencia 2016 corresponde a la suma de COP 689,454.

Los miembros de Junta Directiva no tienen ninguna clase de remuneración variable.

Honorarios de la Junta Directiva 2016
Miembros Junta
(COP)
Comité
(COP)
Total
(COP)
Alberto Arroyave Lema 31,025,430 26,888,706 57,914,136
Andrés Bernal Correa 18,615,258 24,820,344 43,435,602
Carlos Raúl Yepes Jiménez 12,410,172 8,273,448 20,683,620
Claudia Jiménez Jaramillo 31,025,430 37,230,516 68,255,946
Elena Rico Villegas 31,025,430 37,230,516 68,255,946
Federico Gutiérrez Zuluaga 0 0 0
Gabriel Ricardo Maya Maya 31,025,430 37,230,516 68,255,946
Javier Genaro Gutiérrez Pemberthy 26,888,706 47,572,326 74,461,032
Manuel Santiago Mejía Correa 31,025,430 28,957,068 59,982,498
Totales 213,041,286 248,203,440 461,244,726

Evaluación de la Junta Directiva

La evaluación de la Junta Directiva es un ejercicio integral y periódico de la Junta Directiva y de la Administración de EPM, que permite identificar la calidad y eficiencia de la gestión del cuerpo colegiado y sus oportunidades de mejora.

Producto de las evaluaciones de cada periodo se diseña un plan de fortalecimiento orientado al mejoramiento del desempeño de la Junta Directiva y sus comités, como también de su relacionamiento con la Alta Gerencia. Además, durante el año 2016 se realizó el plan de inducción a la Junta Directiva.

(Anexo 4. Contexto sobre el programa de inducción de la Junta Directiva).

Las actividades desarrolladas en el marco del plan de inducción y fortalecimiento de la Junta Directiva durante el año 2016, se concentraron principalmente en:

  • Fortalecer el contexto de los nuevos miembros de la Junta Directiva, con respecto al quehacer de EPM, los ciclos de los negocios y las principales inversiones del Grupo, así como generar espacios de conversación entre la Junta Directiva y la Administración, para alinear las expectativas en los principales temas de gestión de la empresa.
  • Disminuir las brechas evidenciadas en el ejercicio de evaluación del periodo 2015.

Adicionalmente, algunos miembros de la Junta Directiva participaron en diferentes eventos, tales como “18° Congreso Andesco”, Primer Foro de Gobierno Corporativo: “El gobierno corporativo como herramienta para la sostenibilidad de las empresas”, organizado por la Cámara de Comercio de Medellín; así como a las conferencias, “Estrategia de comunicaciones de EPM” y “Riesgos, oportunidades y estrategias del Grupo para el escenario del postconflicto”.

La evaluación de la Junta Directiva de EPM correspondiente al período 2016, tuvo como fuentes de información las siguientes:

El análisis se enfocó en seis áreas:

Los resultados evidencian un alto grado de compromiso y responsabilidad de la Junta Directiva con la organización, así como el interés por fortalecer el seguimiento detallado y permanente de los proyectos estratégicos, razón por la cual se creó el Comité de Seguimiento a Proyectos.

Principales fortalezas:

  • Alto nivel de compromiso de los miembros de la Junta con los asuntos de la empresa.
  • Alto nivel de independencia de la Junta Directiva frente a la Administración.
  • Alto cumplimiento normativo de las funciones estatutarias y reglamentarias de la Junta Directiva.
  • Altos estándares de Gobierno Corporativo.
  • Notable nivel de asistencia (93%) por parte de los miembros de la Junta Directiva a las sesiones de la Junta.
  • Alta generación de valor de los comités de la Junta Directiva en cuanto a la deliberación profunda de los temas más críticos de la empresa.
  • Alta valoración de los miembros de la Junta a la labor tanto del Presidente como de la Secretaria de la Junta Directiva.

Finalmente, como parte del ejercicio de evaluación del año 2016, el Comité de Gestión de la Junta Directiva, en aras de mejorar la eficiencia del cuerpo colegiado, definirá el plan de fortalecimiento de la Junta Directiva para el año 2017.

Conflictos de interés

En el reglamento de la Junta Directiva y de los comités de la Junta, EPM tiene definido el procedimiento que debe seguir cada uno de los miembros de la Junta Directiva y de sus comités al momento de identificar en el orden del día un tema que puede representarle la configuración de un conflicto de interés. Dicho procedimiento consiste en el retiro transitorio del miembro de la Junta o del Comité mientras se debate el tema. Adicionalmente se indica en los reglamentos que la duda sobre la configuración del conflicto de intereses no exime al miembro de la Junta Directiva o del Comité de abstenerse de participar en la decisión respectiva. De otro lado, cuando el conflicto tenga carácter permanente, y ello le impida al miembro de la Junta Directiva ejercer con independencia sus funciones, este deberá renunciar.

La Junta Directiva expidió el “Manual de conflictos de intereses y tratamiento de decisiones en interés de Grupo”, mediante el Decreto No. 390 del 24 de noviembre de 2015, que constituye el anexo No. 8 del Código de Gobierno Corporativo. Este Manual prevé el procedimiento que debe surtirse cuando en el desarrollo de las relaciones entre la Matriz del Grupo EPM y las empresas subordinadas, se presente una situación de desacuerdo con el interés del Grupo. El procedimiento señalado consulta el Acuerdo de Gobierno celebrado entre las empresas del Grupo EPM, los acuerdos de accionistas celebrados, así como el modelo de gobierno definido para cada una de las empresas subordinadas. Además, señala las actuaciones que le corresponden en cada caso a la Junta Directiva de la empresa subordinada, al Comité de Gerencia de la matriz y a la Junta Directiva de la misma y sus respectivos comités.

En materia de conflicto de intereses, durante el año 2016 se presentó lo siguiente:

  • Por solicitud del señor Andrés Bernal Correa, la Junta Directiva aceptó la existencia de un conflicto de intereses ante la posibilidad de una reclamación a la compañía aseguradora por el daño que se presentó en la central hidroeléctrica Guatapé.
  • Así mismo, se aceptó la existencia de un conflicto de intereses expuesto por el señor Gabriel Ricardo Maya Maya, quien es propietario de un lote de terreno que hace parte del conjunto de los predios requeridos para el desarrollo del proyecto Cuencas La Iguaná – La García.

En ambos casos se surtió el procedimiento previsto en las normas internas para la gestión de los conflictos de intereses.


Acceso y comprabilidad

Calidad del agua

Clima laboral

Rendición pública de cuentas

Contratación responsable