Prácticas de transparencia | Informe de Sostenibilidad EPM 2017
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Prácticas de transparencia

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Para mantener la confianza y la credibilidad de todos sus grupos de interés, el Grupo EPM involucra en su gestión reglas claras sobre las normas y principios de la cultura organizacional, y sus mecanismos de participación, interacción y verificación del cumplimiento de sus objetivos y metas.

Este conjunto de acciones sensibiliza a estos grupos para que sean responsables y participativos, conozcan y ejerzan sus derechos y obligaciones, colaboren activamente en el fomento a la integridad y combatan la corrupción.

El Grupo EPM busca ser un referente empresarial en prácticas de transparencia al involucrar normas internacionales en su gestión de cumplimiento, participar activamente en acciones colectivas que generen alto impacto en la sociedad y gestionar mejores prácticas de transparencia.

Las prácticas actuales son:

Mecanismos de ética y transparencia: prácticas y herramientas que se implementan para minimizar la materialización de situaciones de riesgo relacionadas con fraude, corrupción, soborno, lavado de activos y financiación del terrorismo. Algunas son: Código de Ética, Manual de Conducta Empresarial, Manual de Gobierno Corporativo, Código de Conducta de Proveedores y Contratistas, y Política de Cero Tolerancia frente al fraude, la corrupción y el soborno, además del canal de denuncias Línea Ética: “Contacto Transparente”.

Medición de transparencia: las empresas del Grupo EPM participan de manera voluntaria en la medición de las prácticas de transparencia de las empresas prestadoras de servicios públicos en Colombia, con el fin de identificar su grado de desarrollo e incentivar la puesta en marcha de planes y acciones de mejora en su gestión, destacar a las empresas comprometidas con relaciones éticas y transparentes con sus grupos de interés, y estimular el cumplimiento de estándares internacionales.

Gobierno en línea: estrategia que busca mejorar la eficiencia, contribuir al incremento de la transparencia, promover la colaboración y participación ciudadanas, y fortalecer su gestión con los grupos de interés y las condiciones para el incremento de la competitividad de las instituciones vinculadas al Estado, apalancado en el aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, TIC.

Gestión en 2017

  • En la lucha contra la corrupción, EPM es aliado estratégico de ONUDC y junto con sus filiales de energía en Colombia, participa en la Acción Colectiva del Sector Eléctrico.
  • El 26 de julio de 2017 se presentó oficialmente el Código de Ética con alcance de grupo empresarial, producto de una construcción colectiva que comenzó en 2016 e incluyó funcionarios de EPM y de las filiales.
  • El Grupo EPM obtuvo el Sello de Excelencia de Gobierno en Línea en la categoría de Gobierno Abierto y fortaleció la iniciativa de participación ciudadana, “EPM Te Escucha”, para la interacción y diálogo con los grupos de interés.
  • En la Línea Ética “Contacto Transparente” se creó un canal telefónico gratuito y un aplicativo móvil para IOS y Android.

Mecanismos de ética y transparencia:

EPM y sus filiales de energía en Colombia, hacen parte de la Acción Colectiva del Sector Eléctrico sobre lucha contra la corrupción, promoción de la libre competencia y prevención del LA/FT dando cumplimiento a las actividades acordadas y vinculándose anualmente y de manera activa al Foro de Ética del Sector Eléctrico. Asimismo, la empresa contribuye y es uno de los socios estratégicos del programa liderado por la ONUDC: “Hacia la Integridad: una construcción entre los sectores público y privado contra la corrupción en Colombia”.

En 2017 se desarrollaron acciones internas para fortalecer la gestión ética y promover prácticas como: comportamientos adecuados de los funcionarios, cumplimiento de las normas, investigación de casos éticos y adecuada gestión de riesgos, entre otros.

Se finalizó la elaboración del Código de Ética con alcance de grupo empresarial, a través de una construcción colectiva que incluyó funcionarios de EPM y de las filiales. El código fue aprobado por la Junta Directiva y cuenta con la adhesión de las filiales. Su lanzamiento oficial fue el 26 de julio de 2017.

También se desarrollaron acciones para dinamizar y fortalecer la gestión ética como: diseño de una estructura organizativa para soportarla a nivel empresarial, rediseño del Comité de Ética, definición y activación de agentes éticos y promotores de prácticas éticas.

Para la Línea Ética “Contacto Transparente” se creó un canal telefónico gratuito en todas las geografías donde operan las empresas del grupo y se desarrolló un aplicativo móvil para IOS y Android que sirve para reportar incidentes y publicar casos relevantes, entre otros.

De otro lado, con el propósito de fortalecer la confianza en la relación empresa-empleado y empresa-ciudadanía, y como mecanismo para fortalecer la transparencia en el quehacer del Grupo EPM, se estableció la Declaración de Transparencia, iniciativa voluntaria aceptada por el 91% de los colaboradores.

En las filiales fuera de Colombia, incluyendo Max Seguros, se adoptó la Política de Cero Tolerancia frente al fraude, la corrupción y el soborno, completando la adopción de esta política en todas las empresas del Grupo EPM.

En EPM se realizó la segunda medición del Clima Ético, respondida por 5,904 funcionarios en la que se aplicó el modelo propuesto por USAID (Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional), se incorporó la política de Protección de Datos Personales en el proceso de selección de talentos y se actualizó el procedimiento de Habeas Data.

Como parte de la gestión con la cadena de suministro, se divulgó y actualizó el Código de Conducta de Proveedores y contratistas (P&C) del Grupo EPM que contiene capítulos asociados a la prevención de la corrupción y a temáticas como antimonopolio y competencia leal.

Asimismo, EPM y sus filiales de energía motivaron la participaron en el taller liderado por Naciones Unidas con P&C realizado en mayo y que tuvo como objetivo el fomento de la transparencia e integridad y la formulación de estrategias conjuntas para la prevención y lucha contra la corrupción. Asimismo, la empresa invitó permanentemente a los proveedores a participar en los talleres de la Cátedra de Pacto Global, donde se tratan temas asociados a medio ambiente, derechos laborales, DDHH y anticorrupción.

Medición de transparencia

La Medición de Transparencia Empresarial es un ejercicio que realiza la Corporación Transparencia por Colombia desde 2008 con un grupo de empresas que incluye a EPM y sus filiales en Colombia. Se lleva a cabo de manera periódica e independiente, valora el grado de transparencia y ética empresarial de gobierno, gestión y conducción de las empresas.

En 2017 el Grupo EPM no participó en la medición, debido a que no se alcanzó el número mínimo de empresas participantes en el sector de servicios públicos, para hacerla viable. Sin embargo, se mantienen las metas planteadas hasta el año 2020.

El mayor apalancador de las oportunidades de mejora planteadas para 2017 fue el avance en la definición de los elementos para la Gestión Ética, que se evidencia en las mediciones de clima ético, en la gestión del Comité de Ética y en la adopción de un Código de Ética de Grupo.

Metas de la medición de transparencia - Grupo EPM y filiales en Colombia 2018-2020
Empresa/ Indicador201820192020
Grupo EPM 82.9887.8792.77
EPM Matriz90.6393.7596.88
Empresa de Aguas del Oriente Antioqueño71.7579.5087.25
Aguas Nacionales84.7388.1591.58
Aguas Regionales70.3378.5586.78
Aguas de Malambo62.0073.0084.00
Emvarias77.2383.1589.08
CHEC89.0892.0595.03
EDEQ86.5390.3594.18
ESSA83.4588.3093.15
CENS84.6589.1093.55
Fuente: Vicepresidencia Auditoría Corporativa

Gobierno en línea

Para 2017 se destacan los siguientes logros específicos:

En el componente Servicios se fortaleció la oferta de trámites y servicios en línea, como el pago de la factura digital, el diligenciamiento y envío de formularios electrónicos, entre otros.

En el componente Gobierno Abierto se actualizó la información en el sitio web de EPM y se fortaleció el esquema de participación ciudadana “EPM Te Escucha”, dando cobertura a varios ejercicios de convergencia y alcance digital. En cuanto a rendición de cuentas, se ejecutó el plan de participación ciudadana en medios digitales complementado con el Informe de Sostenibilidad. Para el esquema de datos abiertos se fortaleció la oferta y su calidad y, finalmente, se ejecutó la segunda versión de “Innóvate”, una iniciativa de innovación abierta.

En el componente Gestión se fortaleció el manejo, uso y apropiación, y las capacidades institucionales de TI, alineado con los requisitos de arquitectura de TI planteadas por el estado colombiano.

En el componente Seguridad de la Información, se implementaron recomendaciones de la consultoría de diagnóstico de seguridad y ciberseguridad realizada en 2016 y se aprobó la formulación del proyecto de seguridad y ciberseguridad con alcance de Grupo EPM.

Avance de la  implantación de Gobierno en Línea - Filiales de Energía
Componente de Gobierno en Línea/ Índice (%)EPMCHECESSACENSEDEQ
TIC para Servicios98859265100
TIC para Gobierno Abierto10099.5903193.5
TIC para la Gestión9357647745.1
Seguridad y privacidad de la información6058705338
Fuente: Vicepresidencia Comunicación y Relaciones Corporativas

Palabras Claves

Transparencia, ética, gobierno línea, código, Anticorrupción,
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